Automatizácia procesov vo firme znamená nahradiť opakovanú ručnú prácu workflowom, ktorý beží sám. Háčik je v tom, čo automatizovať. Nie všetko sa oplatí a zďaleka nie všetko potrebuje AI. Často stačí jednoduchá automatizácia toho, čo robíte stále rovnako, a nástroj, ktorý už platíte. Najväčšiu hodnotu prináša audit, ktorý nájde procesy, kde sa to reálne vráti. Nižšie je, čo automatizovať, kedy AI a kedy nie, a kde firmy najčastejšie chybujú.
Čo má vo firme zmysel automatizovať?
Oplatí sa automatizovať to, čo sa opakuje a beží stále rovnako. Podľa McKinsey sa dnes dá plne automatizovať menej ako 5 % povolaní, ale zhruba 60 % povolaní má aspoň 30 % činností, ktoré sa automatizovať dajú. Inými slovami, nejde o to nahradiť človeka, ale zobrať mu z pliec tú opakovanú časť práce.
Problém je, že čo presne automatizovať, sa ťažko vymyslí len tak z hlavy. Preto klientom odporúčam začať auditom.
Prečo odporúčam začať auditom?
Audit nájde procesy, kde má automatizácia zmysel a kde sa za krátky čas vráti. Pri menšej firme stojí základný audit od 790 eur, pri väčšej, kde treba ísť do hĺbky, môže byť 2 000 až 3 000 eur. Znie to ako náklad, ale ak firma myslí automatizácie vážne, ušetrí jej kopec času, energie a hlavne vyplytvaných peňazí za riešenia, ktoré by aj tak nepoužívala.
Počas auditu neriešime len to, čo automatizovať. Pozeráme sa aj na to, či sú ľudia pripravení na zavádzanie AI, aké procesy reálne bežia a aké nástroje firma naozaj využíva. Cieľom je nájsť use case, ktorý prinesie vysokú hodnotu rýchlo, aby sa vám audit vrátil. Presne na to slúži náš audit AI pripravenosti.
Najväčší problém nie je nasadiť nástroj, ale adopcia
Nasadiť nový nástroj alebo niečo zautomatizovať nie je ten najťažší krok. Oveľa častejšie zlyháva adopcia. Firma zaplatí za riešenie, ktoré ľudia napokon nepoužívajú, lebo si ho neosvojili alebo im nikto poriadne nevysvetlil, prečo im pomáha. Preto pri automatizáciách treba myslieť na ľudí rovnako ako na technológiu.
Využívate to, čo už platíte? (Microsoft 365)
Veľa firiem má predplatné Microsoft 365 a používa ho len ako e-mail a kancelársky balík. Pritom v rámci toho istého predplatného často majú aj Power Automate a Power Apps, kde sa dajú postaviť jednoduché interné aplikácie. Evidencia, schvaľovací proces na faktúry, interný formulár, to všetko sa dá. Jednoduchý schvaľovací proces zvládne aj SharePoint list. Veľa firiem o tom ani nevie. Viac sme rozpísali v článku o skrytých nástrojoch Microsoft 365.
Kedy treba AI a kedy stačí klasická automatizácia?
Teraz je veľký trend AI automatizácií, štýlom napíšem to AI a AI to zautomatizuje. Lenže ak má proces bežať úplne bez človeka, potrebuje veľmi vysokú presnosť. AI zvládne povedzme 80 % a zasekne sa práve na drobných nuansách, kde proces nie je zakaždým rovnaký. A tam musí zasiahnuť človek.
Pravda je, že veľakrát AI vôbec netreba. Často stačí obyčajná automatizácia, kde jeden krok spustí ďalší. Vezmite schvaľovanie faktúr. Pani ju nemusí vytlačiť a chodiť od kancelárie ku kancelárii za podpismi. Stačí jednoduchý workflow, ktorý faktúru pošle všetkým, kto ju má schváliť, oni potvrdia a je hotovo.
Pravidlo je jednoduché: čo sa opakuje a je vždy rovnaké, automatizujte klasicky. AI nechajte na veci, ktoré nie sú zakaždým identické.
Aké nástroje sa používajú na automatizáciu?
Záleží od firmy a od toho, čo už používate. Ak máte Microsoft 365, prirodzená voľba je Power Automate. Okrem neho sú rozšírené integračné nástroje ako n8n, Make alebo Zapier, ktoré poprepájajú vaše aplikácie medzi sebou. Nástroj ale vyberáme až podľa procesu, nie naopak.
Záver
Automatizácia nie je o tom všetko hodiť na AI. Je o tom nájsť procesy, ktoré sa opakujú, a odbremeniť od nich ľudí, často aj nástrojmi, ktoré už platíte. Začnite tým, že zistíte, čo sa vo firme reálne oplatí automatizovať.
Ak chcete vedieť, kde vo vašej firme automatizácia dáva zmysel, ozvite sa nám alebo si dajte spraviť audit AI pripravenosti. Spolu nájdeme use case, ktorý sa vám vráti.
Časté otázky
